Tájékoztató

a bejelentőrendszer működéséről, bejelentéssel kapcsolatos eljárásról

Bejelentő rendszer működtetésének célja, indoka

A Bakonyerdő Zrt. (továbbiakban: Társaságunk) elkötelezett a tisztességre épülő, feddhetetlen és etikus üzleti magatartás képviseletében és érvényre juttatásában.

Ennek, illetve a jogszabályi kötelezettség teljesítése érdekében az alább meghatározott bejelentések kezelésére a Társaság bejelentési rendszert üzemeltet:

• A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023.évi XXV. törvény(törvény) II. fejezetében foglalt visszaélésekre vonatkozó bejelentések;
• A köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről szóló 339/2019. (XII.23.) Kormányrendelet 7. § (2) bekezdésében meghatározott szervezeti integritást sértő eseményekre vonatkozó bejelentések;
• Törvény 28.§ -ában foglalt felhatalmazás, és a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9.§ (2) bekezdésében meghatározott feltételek mentén az etikai kódexben meghatározott magatartási szabályok megsértésére vonatkozó bejelentések.

A bejelentő rendszer használata megóvja a szervezetet, munkavállalóinkat, ügyfeleinket, beszállítóinkat a helytelen vagy káros, rosszhiszemű magatartástól.

Bejelentőrendszer üzemeltetője

Társaságunknál a Bejelentőrendszer működtetője: a megfelelési tanácsadó, az ő akadályoztatása, illetve bejelentéssel kapcsolatos érintettség vagy elfogultsága esetén a kommunikációs vezető.

Bejelentés módja:

A bejelentéseket a Társaságunk az alábbi elérhetőségeken fogadja:

• szoftveres bejelentő felületen, amely https://bakonyerdo.whisly.io/reporting/main-page oldalon elérhető.
• Postai úton Társaságunk székhelyére (8500 Pápa, Jókai u. 46.) Bejelentőrendszer működtetőjének sk. címezve
• Előzetes egyeztetés alapján személyesen a székhelyen a Bejelentőrendszer működtetőjénél.
• Amennyiben a bejelentésben a Bejelentőrendszer üzemeltetője érintett, akkor a bejelentést postai úton székhelyre (8500 Pápa, Jókai u. 46.) Varga László vezérigazgató úrnak sk. címezve kérjük megküldeni.

Tájékoztatjuk, hogy a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében a bejelentő hozzájárulását igénylő rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő rendszert a Bakonyerdő Zrt. nem használ.

Személyes bejelentéshez kapcsolódóan tájékoztatjuk, hogy a székhelyen a Társaságunk kamerarendszert üzemeltet, erre vonatkozó további tájékoztatást az erre vonatkozó adatkezelési tájékoztatóban találhat.

A személyesen vagy telefonon tett szóbeli bejelentéseket a bejelentést fogadó írásba foglalja és -annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett- az Ön számára másodpéldányban átadja.

A bejelentést fogadó a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

Bejelentésre jogosult:

• a) Bakonyerdő Zrt. által foglalkoztatott személy
• b) az a foglalkoztatott, akinek a Bakonyerdő Zrt.-nél fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszony megszűnt,
• c) a Bakonyerdő Zrt. -nél foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, akinek esetében az e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött
• d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, amely a Bakonyerdő Zrt. -vel szerződéses kapcsolatban áll, vagy állt, vagy ilyen kapcsolatot létesíteni kíván, és a szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;
• e) a tulajdonosi joggyakorló, a felügyelőbizottság tagja; illetve, aki korábban ilyen jogviszonyban állt a Bakonyerdő Zrt.-nél, vagy akinek vonatkozásában ilyen jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;
• f) a Bakonyerdő Zrt. -vel szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
• g) a Bakonyerdő Zrt.  tevékenységet végző gyakornok és önkéntes, vagy akinek e jogviszonya már megszűnt, vagy olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

Bejelentés tárgya:

A bejelentő rendszerbe jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni

A bejelentéseket az alábbiakhoz hasonló kérdésekkel vagy tárgyban lehet megtenni

• számvitel, belső ellenőrzések és audit problémák;
• vesztegetés, korrupció és visszajuttatások;
• versenytörvény és trösztellenes törvény megsértése;
• hátrányos megkülönböztetés vagy zaklatás;
• környezetvédelmi, munkaegészségügyi és munkabiztonsági irányelvek megsértése;
• emberi jogok megsértése;
• információs technológiai biztonsági veszélyek;
• bennfentes kereskedés vagy bizalmas információ kiszivárogtatása;
• a szellemi tulajdonjog megsértése és a szellemi tulajdon engedély nélküli nyilvánosságra hozatala;
• fizikai biztonsági kockázatok;
• törvények vagy vállalati irányelvek bármely egyéb irányú megsértése;

Felhívjuk szíves figyelmét, hogy jelen bejelentési csatorna  NEM a Társaságunk szolgáltatásaival, termékével, illetve szerződéskötésével kapcsolatos egyéni panaszok bejelentésére szolgál. Amennyiben nem áll fenn visszaélés, etikai vétség, szervezeti integritást sértő esemény gyanúja, akkor az egyéni panaszok bejelentésére és kezelésére vonatkozóan a panaszkezelési szabályok az irányadóak, amelyre vonatkozóan további információ a honlapon elhelyezett Panaszkezelési szabályzatban érhető el.

Bejelentés tartalma

A bejelentésnek tartalmaznia kell:
a) amennyiben nem szoftveres bejelentő felületen nyújtja be a bejelentést, akkor a bejelentő nevét, megnevezését és elérhetőségét,
b) a bejelentési jogosultságot megalapozó minőségét,
c) korábban ugyanezen  tartalommal tett bejelentésre vonatozó információkat,
d) a szervezeti integritást sértő esemény /visszaélés leírását; és ennek körében lehetőleg kitérve:

• milyen területen észlelte a bejelenteni kívánt eseményt (amennyiben be tudja sorolni)
• mikor észlelte először az eseményt,
• folyamatban van-e még esemény,
• ismertek enyhítő körülményeket, és ha igen, akkor annak leírására,
• bejelentő megítélése szerint milyen normától (jogszabály, belső szabályzat stb.) értéktől, elvtől, célkitűzéstől való eltérés merült fel,
• bejelentő álláspontja szerint korrigálható-e a szervezeti integritást sértő esemény (visszaélés),
• bejelentő tett-e saját hatáskörben intézkedést a kiküszöbölésre, korrigálásra, és ha igen, akkor milyen intézkedéseket
• bejelentésben érintett munkavállaló nevét, munkakörét és szervezeti egységét (amennyiben ismert);
  • ha a bejelentésben külsős személy érintett,
    • a természetes személy nevét (amennyiben ismert),
    • Társaságunkkal szerződéses jogviszonyban álló jogi személy esetén a jogi személy megnevezését, illetve akinek a szerződéses tevékenységével kapcsolatos magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, valamint (amennyiben ismert) a szerződés tárgyát
• bejelentővel kapcsolatban álló természetes vagy jogi személy, akit a bejelentés hatására megtorlás érhet.

Bejelentés anonim módon is megtehető, de ebben az esetben a jogszabály a bejelentés kivizsgálása mellőzésére lehetőséget ad, illetve ezen információ hiánya nehezítheti vagy akadályozhatja a vizsgálat eredményes lefolytatását.

Bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

Az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást kell küldeni a bejelentő számára. A visszaigazolásban általános tájékoztatás kell nyújtani az eljárási és adatkezelési szabályokról.

Bejelentő védelme

A bejelentők védelme kiemelten fontos, ezért kötelező biztosítani, hogy a jóhiszemű bejelentőt semmiféle retorzió, hátrányos megkülönböztetés vagy másfajta tisztességtelen bánásmód nem érheti. A bejelentőt akkor sem érheti hátrány, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés a vizsgálat során megalapozatlannak bizonyul.

A bejelentő és a bejelentéssel érintett, valamint a bejelentés tárgya vonatkozásában érdemi információval rendelkező személyazonosságát Társaságunk a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli.

Tájékoztatjuk, hogy az állam a bejelentő részére a jogi segítségnyújtásról szóló 2003. évi LXXX. törvényben meghatározott támogatásokat biztosítja az ott meghatározott feltételek szerint.

Jogi segítségnyújtás keretében a bejelentő számára tájékoztatást és tanácsadást kell nyújtani a bejelentők rendelkezésére álló eljárásokról és jogorvoslati lehetőségekről, a bejelentők védelmével összefüggő, e törvény szerinti szabályokról, a bejelentők e törvény szerinti jogairól és kötelezettségeiről.

Amennyiben bejelentése nem kerül értékelésre, illetve kivizsgálásra, Ön jogosult a feladat- és hatáskörrel rendelkező európai uniós intézményeknél, szerveknél, hivataloknál vagy ügynökségeknél bejelentést tenni. Ezen felül amennyiben az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési rendszert szintén igénybe vette és az eljárásra jogosult szerv az e törvényben meghatározott intézkedéseket határidőben nem tette meg, vagy Ön alapos okkal vélelmezi, hogy a bejelentéssel érintett körülmény nyilvánvaló módon veszélyezteti a közérdeket, vagy ha Ön az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer igénybevétele tekintetében hátránytól, diszkriminációtól vagy hátrányos intézkedéstől, illetve a bejelentés érdemi elintézése mellőzésétől tart, Ön – ultima ratio jelleggel – jogosult a nyilvánossághoz fordulni.

Elkülönített visszaélés-bejelentési rendszerek:

Tájékoztatjuk, hogy Magyarországon az alább meghatározott állami szervek elkülönített visszaélés-bejelentési rendszereket működtetnek a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információk fogadására.

Kormány rendeletével a Kormány vagy a Kormány tagja irányítása vagy felügyelete alatt álló szervet is Kijelölhet elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer létrehozásáról.

A bejelentéseket az alapvető jogok biztosa által működtetett közérdekű bejelentések védett elektronikus rendszerében is meg lehet tenni.

https://www.ajbh.hu/kozerdeku-bejelentes-benyujtasa

A bejelentések megtételének módjára, valamint a kivizsgálásra irányuló eljárással kapcsolatos bővebb információ az egyes állami szervek honlapján található.

Tájékoztatás a kivizsgálással kapcsolatosan

Kapcsolattartás:

• A Bejelentőrendszer működtetője a bejelentővel kapcsolatot tart, tőle a bejelentés tartalmára vonatkozó kiegészítéseket, további információkat kérhet.

Bejelentés előzetes vizsgálata:

• Bejelentés előzetes vizsgálatát a Bejelentőrendszer működtetője végzi, amelynek keretében a bejelentést és annak tartalmát értékeli azon szempontból, hogy szükséges-e a hiánypótlás, további információ kérése, illetve a bejelentés érdemi kivizsgálása mellőzhető vagy szükség van-e vizsgálatra.

Bejelentés vizsgálatának mellőzése:

• A bejelentés kivizsgálása mellőzhető:
  • a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
  • a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,
  • a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
  • a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban

Érdemi vizsgálatot végző személyek:

Amennyiben a vizsgálat nem mellőzhető, akkor a vizsgálatot a vezérigazgató döntése alapján, az arra kijelölt személynek vagy bizottságnak  kell lefolytatni. Vezérigazgató indokolt esetben bejelentővédelmi ügyvédet külső szakértőt is felkérhet, az összeférhetetlenségi előírások és pártatlansági szabályok betartása mellett.

Bejelentésben érintett személy, bejelentés tárgyáról érdemi információval rendelkező személy tájékoztatása:

A bejelentésben érintett személyt, illetve a bejelentés tárgyáról érdemi információval rendelkező személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy, illetve a bejelentés tárgyáról érdemi információval rendelkező személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy, illetve bejelentés tárgyáról érdemi információval rendelkező személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

A bejelentés kivizsgálásához szükséges információk összegyűjtésének módja:

• A vizsgáló a bejelentés értékelését követően megvizsgálja az eljárásához szükséges, vagy a beadványban jelzett dokumentumok, valamint a bejelentés intézéséhez szükséges további információk rendelkezésre állását. Amennyiben szükséges intézkedik további dokumentumok, információk beszerzése iránt.
• Amennyiben a bejelentés jellege és eredményes intézése ezt indokolttá teszi, a vizsgáló az ügyben érintett vagy arról ismerettel rendelkező személyeket meghallgatja, vagy intézkedik az ügyben nem érintett vezetője általi meghallgatásáról. A személyes meghallgatás kezdeményezéséről a munkatársat a meghallgatás időpontja előtt legalább három munkanappal írásban, illetve – az írásbeli értesítés akadályoztatása esetén – telefonon, szóban (ez utóbbit is dokumentálni szükséges) értesíteni kell. Az értesítésnek tartalmaznia kell a bejelentés tárgyát.
• A meghallgatásról jegyzőkönyvvezető bevonásával, az elmondottak lényegét tartalmazó jegyzőkönyvet kell felvenni.
  A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
  a) meghallgatás helyét, időpontját;
  b) a meghallgatott nevére, jogviszonyára, szervezeti egységére vonatkozó adatokat;
  c) a meghallgatott milyen minőségben van jelen;
  d) a meghallgatás tárgyát;
  e) a meghallgatás során feltett kérdéseket és azokra adott válaszokat;
  f) a jegyzőkönyvben foglaltakkal való egyetértésére vonatkozó nyilatkozatot;
  g) a meghallgatáson résztvevők aláírását .
• Vizsgálati eljárás során senki nem köteles magára nézve terhelő nyilatkozatot tenni, maga ellen bizonyítékot szolgáltatni

Vizsgálat időtartama:

• A Társaságunk. a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja.
• A kivizsgálásról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a kivizsgálás eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentő – kivéve, ha a szóbeli tájékoztatást elfogadja, vagy ha tájékoztatás elérhetőség hiányában lehetetlen - írásban kap tájékoztatást.
• A határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

Intézkedések:

• Tájékoztatjuk, hogy amennyiben a bejelentés értékelése vagy a vizsgálat lefolytatása során nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
  • a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adnunk,
  • b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adnunk.
• A jogkövetkezményekről való döntés amennyiben a Szervezeti és működési szabályzat eltérő rendelkezést nem tartalmaz, akkor a vezérigazgató hatáskörébe tartozik.
  Az elrendelt jogkövetkezmény arányos kell, hogy legyen a megállapított szervezeti integritást sértő esemény súlyával.
  A döntésre jogosult hatáskörébe, mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények a vonatkozó jogszabályok rendelkezései alapján:
  • jogi jellegű: a kártérítési eljárás megindítása, szabálysértési vagy büntetőeljárás kezdeményezése az arra feljogosított hatóságnál
  • munkajogi: figyelmeztetés, hátrányos jogkövetkezmény, egyéb munkáltatói intézkedés (pl. képzésen, tréningen való részvétel elrendelése stb.), munkaviszony megszüntetése,
  • szakmai jellegű (belső szabályozás módosítása, szigorításának kezdeményezése, betartás fokozott ellenőrzése).

Bejelentő tájékoztatása:

Amennyiben a Bejelentő megadta az elérhetőségét vagy ha nem, de a szoftveres felületen tette a bejelentést, akkor a Bejelentőrendszer működtetője a vizsgálat megindításáról, vagy annak mellőzéséről, és a mellőzés indokáról, a vizsgálat eredményéről és a hozott intézkedésekről tájékoztatja a bejelentőt.

Adatkezelés